Conosco persone che arrivano sistematicamente in ritardo. Roba da poco, ma quei cinque minuti oltre il tempo prefissato sono diventati per loro un’abitudine dura a morire. Viene da chiedersi come mai non riescano a organizzarsi, dopotutto non dovrebbe essere difficile riuscire a rimodulare una manciata di minuti nell’arco di un’intera giornata!
In ambito professionale, una cosa simile succede con le presentazioni. Le cattive abitudini nell’utilizzo di PowerPoint sono diventate quasi la norma. A tal punto che le brutte presentazioni vengono tollerate e accettate come un dato di fatto, al pari delle riunioni che non cominciano mai in orario.
Confidando nel fatto che mi possa andare meglio di Don Chisciotte alle prese con i mulini a vento, provo a elencare quelle cattive abitudini che a mio avviso sono state fossilizzate nelle presentazioni.
Prima cattiva abitudine da smontare
Viene convocato il meeting e arriva l’immancabile imperativo del CEO: “Mi raccomando, non più di 5 slide per illustrare il progetto!”. Sulle prime non si sa bene se ridere o piangere, poi fortunatamente prende il sopravvento il buon senso.
PowerPoint non è sinonimo di qualsiasi cosa si debba presentare. Dato un argomento, la sequenza delle domande da porsi è: “Chi è il mio pubblico?”, “Cosa gli devo dire?”, “Con quale strumento posso rendere più efficace il mio messaggio?”. I disastri cominciano proprio quando consideriamo PowerPoint come la modalità di comunicazione ufficiale. In questi casi, pensiamo più alle slide che alle idee e ci allontaniamo pericolosamente dalla centralità del messaggio.
In sostanza, le slide vanno bene solo quando aumentano la potenza della nostra comunicazione. Per il resto, non è il numero delle slide che determina la durata di una presentazione, ma ciò dipende esclusivamente dalla nostra capacità di esposizione.
Seconda cattiva abitudine da smontare
Siamo talmente ferrati su un particolare argomento che riempiamo ogni slide con tutta la nostra (vera o presunta) sapienza. Succede che così facendo creiamo dei veri e propri documenti (gli slideument), perfettamente comprensibili senza bisogno di un presentatore.
Questa trappola, altrimenti nota come “la maledizione della conoscenza”, conduce dritti dritti al sovraccarico delle informazioni e all’assopimento del pubblico. Molto meglio limitarsi all’essenziale (una idea = una slide) e rimandare gli approfondimenti alla sessione delle domande.
Terza cattiva abitudine da smontare
Tutti lo sanno che non va bene, ma tutti lo fanno. Quando in una slide c’è molto testo, il presentatore diventa marginale e si gioca tutta l’attenzione del pubblico. Detto diversamente, le persone che sanno leggere non possono non leggere. Siccome è estremamente complicato fare più cose nello stesso momento, ecco allora che il pubblico sceglie di ignorare il presentatore e le sue parole.
Per evitare questa débâcle, è indispensabile porsi due domande capitali: “Cosa voglio che il mio pubblico ricordi?”, “In che modo posso enfatizzare visivamente il mio messaggio?”.
Quando siamo alla guida, controlliamo periodicamente lo specchietto retrovisore. In quell’istante, continuiamo a fare anche altre cose, per esempio: manteniamo la macchina sulla carreggiata, regoliamo la velocità, ascoltiamo la radio. In questo turbinio di informazioni simultanee prendiamo decisioni, elaboriamo segnali, agiamo di conseguenza.
Ora, trasferiamo tutte queste attitudini dentro PowerPoint: in pochi secondi dobbiamo aiutare il pubblico a metabolizzare rapidamente i nostri concetti. Una slide è come lo specchietto retrovisore, dobbiamo confezionarla in maniera tale che il pubblico possa afferrarne il senso con una rapida occhiata, per poi tornare a dedicare la sua attenzione alle parole del presentatore.
Si capisce così la necessità di privilegiare l’uso delle immagini (leggere richiede più tempo che scansionare) per rendere le informazioni chiave più facili da capire e da ricordare.
