PowerPoint, l’ansia e altri incidenti

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Lo sanno tutti, fare una presentazione è sempre un momento mai del tutto privo di tensione. Ciò vale anche per i più esperti che da anni “calcano le scene”. C’è da fare i conti con il pubblico (Quanto ne saprà dell’argomento che andremo a trattare? Come reagirà? Quali aspettative avrà?), c’è il problema della coordinazione fra il parlato e le slide (Meno tempo avremo avuto per provare la presentazione e maggiore sarà il rischio di “inciampare” in qualche disallineamento, con conseguente aumento dell’ansia per il tentativo di recuperare il filo del discorso), c’è l’imprevisto tecnico, anche banale, in grado di mandare a carte quarantotto settimane di preparazione.

Una classica situazione (im)prevedibile è l’apparizione sullo schermo, dopo poche slide, della finestra che ci avverte essere in corso un tentativo di collegamento alla rete wireless o del popup di una qualche applicazione molto “verbosa”. Si tratta di episodi piuttosto frequenti che distraggono la platea e costringono il presentatore a correre verso il computer per ripristinare la normalità. Evidentemente, anche nel caso in cui venga risolta rapidamente l’anomalia, nulla sarà più come prima dell’incidente.

Ovviamente, l’inconveniente è sempre in agguato e devo dire che ogni tanto si palesa qualche nuova disavventura, ma in linea di massima un’attenta checklist può evitare parecchi guai, a beneficio del buon successo della presentazione.

Disabilitare la ricerca delle reti. Raramente serve essere connessi quando si fa una presentazione, ma nel caso ricordarsi di attivare il collegamento prima di iniziare.

Disabilitare lo screensaver. Voi parlate della fame nel mondo e non capite perché il pubblico sogghigni così rumorosamente: sullo schermo sta passando lo slideshow della vostra festa di carnevale.

Disattivare tutto il disattivabile. È piuttosto seccante l’apparizione della notifica del calendario che vi ricorda l’appuntamento dalla cartomante o la visita dall’urologo.

Occhio all’energia! Assicuratevi che effettivamente il notebook sia collegato alla rete elettrica. Avete inserito la spina nella ciabatta multiprese, ma quest’ultima aveva l’interruttore spento. Cosicché, dopo una decina di minuti vi salutano la batteria e la vostra presentazione.

Da quanto tempo non cambiate la batteria del telecomando? Averne sempre qualcuna di scorta può letteralmente significare salvare la presentazione.

Copie, copie, copie. Mai fidarsi troppo della tecnologia. Cosa succede se la presentazione l’avete salvata solo sull’harddisk del vostro portatile e questo, per mille ragioni, decide di non accendersi? Ovvio, c’è sempre il Piano B (relazionare senza l’ausilio delle slide), ma è sempre meglio premunirsi e caricare la presentazione anche su una pendrive o su qualche nuvola.

È tutta una questione di forma. Realizzare una copia della presentazione in formato PDF è sempre una cosa saggia, specie nel caso in cui risulti impossibile utilizzare il computer personale. Invece, per quanto riguarda il formato di proiezione, i 4:3 vanno bene quasi dappertutto, ad eccezione degli schermi TV che prediligono il 16:9. Onde evitare di realizzare la presentazione nel doppio formato è sempre buona norma informarsi preventivamente sulle dotazioni della sala.

All’inizio di questa settimana ho assistito a una bella presentazione. Slide di forte impatto ed eloquio all’altezza della situazione. Però… c’è stato un però. Non ho capito bene se il presentatore avesse in una tasca dei pantaloni delle monetine o un mazzo di chiavi (o tutti e due insieme), fatto sta che ad ogni suo movimento partiva un jingle bells piuttosto stucchevole.

Ho così imparato, ai danni dell’ignaro (e comunque bravo) presentatore, che bisogna prestare attenzione non solo agli impasse tecnologici, ma anche a molti altri aspetti distraenti. In fondo, come ripeto sempre, la vera presentazione siamo noi.

Di Sergio Gridelli

Sono nato e vivo a Savignano sul Rubicone (FC), una piccola città della Romagna attraversata dal fiume che segnò i destini di Roma. PERCHÉ LO FACCIO Ho sempre pensato che l’impronta di ciascuno di noi dipenda da un miscuglio di personalità e di tecnica. Se questi due ingredienti sono in equilibrio nasce uno stile di comunicazione unico, subito riconoscibile fra tutti gli altri. Perché in un mondo tutto marrone, una Mucca Viola si vede eccome! COME LO FACCIO Aiuto le persone a trovare le motivazioni che le rendono uniche. Non vendo il pane, vendo il lievito. COSA FACCIO Mi occupo di comunicazione aziendale e della elaborazione di contenuti per il web. Curo i profili social di aziende e professionisti. Tengo corsi sulla comunicazione interpersonale, il public speaking, il marketing digitale e su come realizzare presentazioni multimediali efficaci.

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