Uno dei ricordi più vividi della mia vita precedente, quando lavoravo in una agenzia di pubblicità, è rappresentato dalle riunioni.
Ore e ore di “incontri fra le menti” portavano molto spesso a risultati improduttivi, tenendo anche conto dei rallentamenti del flusso di lavoro, perché ogni volta che cercavi qualcuno, questo era invariabilmente “in riunione”.
Ora, dico subito che considero le riunioni un momento essenziale di ogni ambito lavorativo, tuttavia penso anche che “l’abitudine a farle di default” abbia fatto perdere di vista il loro scopo primario, ovvero quello di prendere delle decisioni.
Le riunioni che fanno solo perdere tempo
Partendo dal presupposto che il tempo è una risorsa preziosa e molto scarsa, non dovrebbe essere difficile convincersi di come sia indispensabile farne un buon uso.
Purtroppo, le aziende continuano a fare un sacco di riunioni mangia-tempo che non le portano da nessuna parte. È come se spingessero sull’acceleratore senza inserire la marcia.
Stato dei progetti
Il successo di ogni organizzazione si misura in base al grado di conoscenza che tutti i loro membri hanno circa lo stato di avanzamento dei vari progetti. In sostanza, come su una barca in navigazione, ogni componente dell’equipaggio ha compiti diversi, ma tutti devono sapere dove approderanno.
In questo senso, i cosiddetti aggiornamenti di stato potrebbero benissimo trovare caratteri di concretezza comunicativa con altri strumenti più agili e meno dispendiosi di tempo (email, circolari interne, piattaforme di condivisione).
L’ordine del giorno, questo sconosciuto
Le riunioni dove la divagazione è all’ordine del giorno sono per l’appunto quelle che non ne hanno uno.
Convocare una riunione “anonima”, senza fissare i punti che si andranno a discutere, è il modo più efficace per far gioire solo la macchinetta del caffè.
In una riunione che si rispetti devono essere chiari a tutti (compreso chi l’ha convocata) gli argomenti da trattare e, soprattutto, quale sarà il risultato atteso. Anche qui, senza fare tanti sforzi di immaginazione, è sufficiente non perdere di vista i cardini degli obiettivi S.M.A.R.T. (specifici, misurabili, attribuibili, realizzabili, temporizzabili).
In concreto, nel caso la riunione si rendesse necessaria per valutare la creazione di un nuovo servizio, si potrebbe procedere fissando già in convocazione:
- i plus del progetto
- i risultati attesi
- i potenziali responsabili
- i budget a disposizione
- i tempi di realizzazione
Gli incontri di lavoro non sono solo fatti di sale riunioni (e caffè)
Le interazioni faccia-a-faccia sono molto importanti, specie per la miriade di significati che vengono trasmessi incessantemente dal corpo. Infatti, è in questi frangenti che si ha accesso alle emozioni degli interlocutori e, di conseguenza, all’individuazione dei registri di comunicazione più consoni.
Ad ogni modo, il binomio interazione-sala riunioni non sempre è indissolubile. Da un anno abbiamo (ri)scoperto gli incontri da remoto e, di pari passo, quanto siano molto vantaggiosi per alcuni tipi di riunioni (scambio veloce di informazioni, necessità di allargare la partecipazione anche ai membri di uffici periferici, maggiore flessibilità sugli orari), specie per la possibilità tecnica di poter registrare l’incontro e, quindi, renderlo disponibile per coloro che in quel momento non hanno potuto assistervi.
Le riunioni che hanno senso sono solo quelle che fanno risparmiare tempo
Bene, ma come facciamo a sapere di quali riunioni abbiamo effettivamente bisogno?
Semplicemente, il metodo più sicuro per non sbagliare (e perdere irrimediabilmente tempo) è “costruire” la riunione secondo uno schema predefinito:
- ordine del giorno chiaro
- chi deve partecipare
- invio ai partecipanti dei materiali disponibili
- convocazione con un congruo anticipo per permettere a tutti di arrivare “studiati”
- evitare, per quanto possibile, i “fuori pista” con le famigerate “varie ed eventuali” (se necessario, si convoca un’altra riunione specifica)
- avere chiaro il risultato che si vuole ottenere (raccogliere nuove idee su un progetto ancora in progress, aumento del budget assegnato a un certo tipo di sviluppo, definizione di nuove responsabilità all’interno del team, etc.)
- non terminare la riunione senza aver deciso nulla
Una volta che tutto questo è stato messo nero su bianco, è più facile rendersi conto di quale modalità possa risultare più produttiva (incontro fisico o da remoto).
Il passaggio successivo (fondamentale, ma assai eluso) è quello di redigere un meeting report (da recapitare a tutti i partecipanti) con:
- cosa si è deciso
- chi sono i responsabili dei processi (cosa devono fare ed entro quando devono farlo)
