Fra PowerPoint e Excel continua a esserci un notevole feeling. Un innamoramento che mi pare vada ben al di là dell’appartenenza alla stessa famiglia.
Così, senza che il pubblico ci faccia un gran caso, nessuna conferenza è immune dalla propinazione di tristissime tabelline, sì proprio loro, quelle del famoso foglio di calcolo, incastonate dentro una o più slide.
È un fenomeno che tipicamente si riscontra nelle presentazioni di coloro che si occupano dei flussi finanziari, ma non vengono disdegnate nemmeno dagli “specialisti” di altri ambiti professionali. Insomma, sembra proprio che esista una sorta di convinzione diffusa per cui la credibilità delle proprie idee possa essere confermata solo da celle infarcite di numeri.
La cattiva notizia è che la semplice presenza dei dati, buttati lì alla bell’e meglio, non garantisce al presentatore alcun potere di coinvolgimento del pubblico. Infatti, quante volte abbiamo visto il relatore puntare il raggio laser sulla slide per indicare un singolo numero (scritto in corpo 8, of course) fra una selva di altri numeri? Oppure, ma il disastro è uguale, sentir dire dal medesimo che “non vanno considerati i dati della colonna di destra”? Tutte cose che proiettano il pubblico direttamente sulla tolda di una nave sballottata dalle onde del mare in tempesta.
Ora, con l’esagerazione di funzionalità di cui dispongono i software in questione, dovrebbe essere alla portata di tutti la possibilità di trasformare una tabella numerica in grafici a barre o torte. Ma è sufficiente ricorrere a questo espediente per trasformare una presentazione in una standing ovation?
Diciamo che con questo semplice “trucco” riusciamo a distanziare di svariati anni luce la noia indotta dalle tabelle di numeri, ma per fare in modo che la nostra “presentazione dei dati” diventi memorabile serve (soprattutto) altro.
Gli errori capitali
Partiamo dal presupposto che una slide con dei dati non comunica realmente i dati, ma il significato che quei dati hanno. E a chi, se non al presentatore, spetta il compito di dare un senso ai dati? Lasciare questo compito di decodifica al pubblico significa impedire un’elaborazione compiuta del valore concettuale nascosto dentro quegli stessi numeri.
Se a tutto questo aggiungiamo l’altra faccia disastrosa della medaglia, ovvero quella di pensare – quasi fosse un obbligo professionale – che sia una cosa buona e giusta spiattellare anche il numero più insignificante per far vedere “il grande lavoro che abbiamo fatto e quanto siamo bravi”, allora dimostriamo che non ce ne frega niente del pubblico e che quella presentazione serve esclusivamente a noi.
Il metodo “Gulp!”
Lo sforzo da compiere, allora, è quello di riuscire a estrarre, anche dalla più complessa sequenza di dati, solo i numeri che effettivamente sono in grado di rivelare gli aspetti cruciali delle nostre argomentazioni. Qualcosa che faccia sussultare il pubblico, una specie di “Gulp!”, come nei fumetti.
Ovviamente, per quanto variopinta, nessuna tabella di Excel sarà in grado di ottenere questo risultato. E nemmeno delle pie chart con strabilianti effetti 3D ci porteranno molto lontano.
Allora, qual è la soluzione?
Nonostante siamo in grado di esprimerci con un eloquio chiaro e conciso (magari!), andiamo in affanno tutte le volte che dobbiamo descrivere dei concetti. Del resto, un’idea non si può vedere, udire, annusare, assaporare e toccare.
Per superare il limite dell’intangibilità, non abbiamo altra strada che ricorrere alle metafore. Una modalità che ci permette di ricomporre lo squilibrio fra le nostre facoltà cognitive e l’unico mezzo che abbiamo per condividerle, cioè il linguaggio.
Senza conoscere nulla di Aristotele, ognuno di noi usa quotidianamente delle metafore per farsi capire (“Ho visto il capoufficio prendere il volo in tutta fretta”, e sicuramente non era diretto all’aeroporto), proprio perché la somiglianza qualitativa fra due parole o due frasi compie il “miracolo” di oggettivare il soggettivo. In questo modo, un significato astratto prende corpo e diventa permanente nella mente di chi ascolta.
“A cosa assomiglia?”, ecco la chiave di tutto
Siamo cablati per cercare connessioni fra le cose, e ciò avviene più facilmente quando un argomento complicato viene rielaborato metaforicamente dentro un sistema a noi noto. Così, le dinamiche di bilancio di una multinazionale possono essere paragonate alla gestione del nostro portafoglio. In questo caso, ma anche ogni volta che facciamo ricorso alle metafore, inneschiamo una connessione che cattura l’attenzione perché la situazione viene ri-contestualizzata e si pone come paesaggio di riferimento intimo e conosciuto.
Tutte le volte che dobbiamo “raccontare” dei numeri cerchiamo un contesto familiare cui potrebbero assomigliare. Fare immaginare in maniera vivida un concetto, ancorché numerico, determina la qualità della sua comprensione e, di conseguenza, come le persone del pubblico poi ne parleranno.
Eliminiamo le cose noiose dalle nostre presentazioni. I ricordi indelebili iniziano sempre con una storia dentro la quale le persone innestano la loro storia personale.
Foto di George Becker
