Cosa ti viene in mente quando ti arriva l’avviso di convocazione per una riunione aziendale?
Credo di non andare molto lontano dalla verità se dico che la prima reazione è un miscuglio di “perdita di tempo”, “sentirsi in colpa per qualcosa”, “non arrivare mai a decidere alcunché”.
Allo stesso modo, è mia convinzione che la stragrande maggioranza delle riunioni aziendali serva solo a classificare i partecipanti (che poi sono anche i propri collaboratori) in introversi ed estroversi. Quelli che se ne stanno zitti per tutto il tempo per paura di venir giudicati (“meglio non far sapere come la penso”) e gli altri che, grazie alla loro irrefrenabile espansività comunicativa, intervengono su tutto anche senza cognizione (“mio cugino conosce un tizio che…”).
In realtà, le riunioni aziendali (quelle ben fatte, of course) svolgono un ruolo fondamentale nella costruzione di una buona comunicazione interna che, come ribadito più volte, è il presupposto fondamentale per un’efficace comunicazione esterna.
Ti sei mai chiesto qual è lo scopo della riunione?
La risposta a questa domanda (fondamentale!) molto spesso rimane nel vago. Mi viene da dire che la sua cifra prevalente si racchiuda tutta nelle “varie ed eventuali”. Ovvero, “intanto la convochiamo, poi qualcosa salterà fuori“.
Non c’è bisogno di aggiungere altro per comprendere come questa modalità non porti nessun vantaggio. Per nessuno.
In uno scenario ideale, chi convoca la riunione aziendale deve avere ben chiari i risultati che vuole ottenere:
- Prendere una decisione? C’è una proposta (o più di una) e si sceglie come procedere.
- Houston abbiamo un problema? Analizzare la situazione, soppesare i pro e i contro, risolvere.
- Il mondo cambia? Presentazione e discussione sul tipo di formazione che verrà adottata per acquisire le nuove conoscenze.
- Necessità di adeguare il modello operativo? Partendo dalle informazioni disponibili, si propongono una o più strategie riorganizzative.
- Obiettivi molto ambiziosi? Lanciata la sfida, si coinvolgono e si motivano i collaboratori.
Dove vai se l’ordine del giorno non ce l’hai?
Le riunioni più proficue sono quelle dove i partecipanti hanno tempo per elaborare le loro idee. Convocare una riunione per il giorno stesso oppure, che è la stessa cosa, inviare l’elenco degli argomenti in discussione un’ora prima, è già di per sé una dichiarazione di inutilità di quel meeting.
Stilare (per tempo) l’ordine del giorno va a vantaggio dei partecipanti, ma (e, forse, soprattutto) è un ottimo strumento anche per colui che convoca la riunione. In questo ultimo caso, si rivela essere anche un modo efficace per fare chiarezza nella testa (pensieri e azioni) di chi dovrà condurre l’incontro.
Senza esagerare, un ordine del giorno “ragionato” equivale già di per sé ad almeno la metà del successo della riunione.
Sei stato convocato, schierato o escluso?
A parte le riunioni periodiche in cui tutto l’organigramma aziendale viene messo al corrente circa gli indispensabili aggiustamenti degli obiettivi, non è necessario che ad ogni incontro i collaboratori debbano essere tutti presenti.
Insieme alla stesura dell’ordine del giorno, valutare chi è assolutamente indispensabile che partecipi, è un altro aspetto propedeutico alla buona riuscita della riunione. Del resto, è sufficiente che ognuno di noi faccia mente locale su tutti gli incontri a cui viene invitato: almeno un terzo di questi ci hanno solo fatto perdere tempo e pregiudicato la nostra produttività.
Se rispondi per primo… non vinci niente
Lo so, piace a tutti dimostrare, soprattutto agli occhi del capo, di essere svegli e di capire le cose al volo. Ma se lo scopo è solo quello di battere tutti gli altri in velocità, sappi che il cervello (anche il tuo) ha bisogno di parecchio tempo per elaborare compiutamente tutti i vari aspetti di una questione.
Eventualmente, a patto che il contesto sia ancora fresco nella memoria dei partecipanti, non va esclusa la possibilità di definire meglio la propria idea anche a riunione terminata, con un messaggio in chat o una email. Come dire, meglio essere ponderati che immediati.
Per esperienza personale, ma non per questo universale, trovo molto vantaggioso ritagliarsi del tempo per consentire alla riunione di decomprimersi. Cioè, faccio seguire alla riunione delle attività a bassa intensità (anche andare a correre, perché no?). Ciò mi consente, a mente ancora lucida, di ripensare alle cose che ho detto durante la riunione e, soprattutto, a quelle che non ho detto, perché semplicemente lì per lì non mi sono venute in mente.
Alla fine della fiera, la riunione è ben fatta quando riesce a liberare tutta l’energia che sta dormicchiando da qualche parte in azienda. E dentro di noi.
