5 regole d’oro (più una) per video-comunicare con successo

“Ti richiamo dopo, sono impegnato in una call conference”, “Alle 15 non posso, devo fare un webinar”, “Facciamo la riunione su Skype?”, quante volte abbiamo utilizzato queste espressioni? Sicuramente, in più di un’occasione.

Già da anni, le relazioni professionali tramite video sono la norma. Tuttavia, non mi pare che vengano utilizzate al meglio, per lo meno così come richiederebbero i fondamentali della comunicazione. La miriade di distrazioni che condividono lo stesso spazio della call, molto spesso mandano a carte quarantotto il contatto visivo (indispensabile), il coinvolgimento (essenziale) e la ricerca del feedback (fondamentale).

Per farla breve, in una call conference ci sentiamo autorizzati a derogare a tutta una serie di precetti che, nelle relazioni non mediate (faccia-a-faccia), decretano invece il buon esito dell’atto comunicativo.

1. Stai concentrato

Recentemente mi è capitato di assistere da “spettatore” (ero in attesa di interloquire offline con uno dei video-partecipanti di turno) a una “riunione Skype” e non ho potuto fare a meno di osservare una quantità impressionante di ostacoli alla comunicazione.

Mentre la persona in questione “partecipava” alla riunione, era tutta intenta a preparare una fattura, accettare una richiesta di amicizia su Facebook e, come se non bastasse, cercava pure di capire se poteva scaricare l’allegato di una mail.

Un rapido conto “della serva” mi fa dire che la sua reale partecipazione al video-dibattito si sia fermata a non più del 50%. Così, giusto per stare basso.

Se non sei concentrato sulla video-discussione, oltre a perdere pezzi importanti della relazione comunicativa, trasmetti (già, la webcam ti riprende sempre) la tua scarsa attenzione.

2. Preparati

Per effetto di tutti gli elementi distraenti appena elencati, il video-collegamento dovrebbe durare il tempo necessario allo scopo. Ovvero, informare circa una questione o prendere una decisione.

Per questo motivo, arriva preparato al video-appuntamento, specie se l’hai convocato tu. Ma soprattutto, rifletti bene se è proprio indispensabile video-convocare 7 o 8 persone per poi leggere loro una relazione che potevi benissimo inviare tramite mail. La video-conferenza ha senso solo per discutere in maniera collaborativa un’agenda con pochi punti essenziali.

3. Non divagare

La cosa più difficile di un video-collegamento è far sì che l’argomento principale rimanga… l’argomento principale. È un attimo passare dalla formale presentazione delle decisioni da adottare circa il budget al big match di calcio che si disputerà in serata. Ricorda, il tempo è prezioso e ha valore per tutti.

4. Il monologo lascialo agli attori

Se sono già trascorsi 10 minuti e parli ancora tu, molto probabilmente gli altri partecipanti saranno già partiti per la tangente e penseranno agli affari loro. Non dimenticare mai che quando si annoiano, i tuoi interlocutori sono solo a qualche frazione di secondo di distanza da Facebook, Twitter, Linkedin.

Non è solo la questione del calo di attenzione a pregiudicare il buon esito della video-conferenza, ma anche non avere riscontri (il benedetto feedback) vanifica lo scopo di quel tipo di convocazione. Quindi, mantieni sempre alto il livello delle interazioni attraverso la richiesta esplicita (ogni 3-5 minuti) di opinioni, suggerimenti, critiche.

5. Fatti vedere

Le espressioni facciali e i gesti non verbali sono elementi cruciali in qualsiasi presentazione di grande impatto. Pertanto, evita come la peste di continuare a parlare mentre la webcam inquadra una poltrona vuota e il nulla del muro che ci sta dietro. Alla gente piace vedere le persone, non solo ascoltare le loro voci.

A margine, tieni anche conto del fatto che il video potrebbe venire registrato, quindi prepara con cura lo spazio che verrà inquadrato e, importatissimo, guarda la webcam, non lo schermo. Tutto questo perché una riunione via video è anche (direi, soprattutto) un’esperienza estetica.

In conclusione, una nota tecnica

Non arrivare “lungo” e assicurati per tempo che tutto l’impianto tecnologico funzioni alla perfezione. Non c’è nulla di più spiacevole che accorgersi all’ultimo momento della webcam in panne o, peggio, del microfono che gracchia così tanto da trasformarti nella migliore barzelletta dell’anno.