Come sopravvivere alle email e vivere felici

Decretata in via d’estinzione da almeno un paio d’anni, la posta elettronica sembra invece godere ancora di un buono stato di salute. Ce lo dice Email Marketing Experience Report 2015, una ricerca congiunta di MagNews e Human Highway.

I social media hanno sicuramente modificato le nostre abitudini (WhatsApp su tutti!), ma la vecchia mail continua a tenere banco. Infatti, mediamente gli italiani si scambiano qualcosa come 1 miliardo di email al giorno, circa una trentina a testa. Fra queste, oltre un quarto riguarda proposte commerciali (DEM, newsletter, call to action) e “comunicazioni di servizio” (bollette delle utenze, gestione carte di credito, abbonamenti).

Da quando esistono, le email non rappresentano solo un sistema di comunicazione, ma si collocano anche in un ben più ampio spazio psicologico. La velocità con cui riceviamo i messaggi di posta elettronica include bisogni di istantaneità cui non eravamo abituati. Quante volte vi è capitato di ricevere dal vostro interlocutore una telefonata per domandarvi se avete visto (si presume, letto) la sua email e, soprattutto, perché dopo dieci minuti dall’invio non ha ancora ricevuto la risposta?

In questi stati, il corto circuito cognitivo è dietro l’angolo. È fuori di dubbio come il sovraccarico di email produca un overload informativo che impedisce, il più delle volte, valutazioni e risposte appropriate. Un problema che nei casi estremi (specie quando si rientra da un periodo di vacanza o di ferie) sfocia nella rimozione in blocco di grosse quantità di email, senza nemmeno aprirle.

Dal momento che non possiamo (il più delle volte) impedire che ci scrivano, la questione va affrontata inevitabilmente in termini di organizzazione. La nostra.

Partiamo da due assunti ovvi: il nostro tempo e la nostra attenzione sono risorse scarse, quindi non infinite. Di conseguenza, è necessario individuare una modalità di gestione efficace e, per quanto possibile, in grado di non assorbire completamente le nostre energie quotidiane.

[bctt tweet=”Il tempo è un semplice pseudonimo della vita stessa. (Antonio Gramsci)” username=”giowile”]

Una cosa che ho notato avere i contraccolpi più “traumatici” sull’equilibrio psichico delle persone, è la casella della posta in arrivo piena zeppa di messaggi, alcuni di questi addirittura vecchi di mesi. In tale maniera, ogni volta che apriamo il client di posta ci vengono messe sotto gli occhi questioni ancora aperte (alcune di queste le risolverà, in positivo o in negativo, il tempo) con conseguente innesco di stati d’ansia, preoccupazioni, arrabbiature. Insomma, tutte cose che di certo non giovano al mantenimento di un sereno stato d’animo.

Quindi, la prima cosa da fare è cercare di avere la casella della posta in arrivo il più pulita possibile, completamente vuota sarebbe il massimo!

La chiave di tutto è il metodo. Lo so, non è facile ed è richiesta una buona dose di auto-gestione, ma il risultato va a tutto vantaggio dell’operatività e del benessere mentale.

[bctt tweet=”Organizzarsi significa addestrare il buon senso.” username=”giowile”]

Le email non sono tutte uguali e ognuna richiede un intervento consono. In linea di massima, si possono individuare almeno cinque categorie che contemplano altrettante azioni da intraprendere.

1. Cancellare o archiviare

Appartengono a questo gruppo lo spam, le offerte commerciali cui non siamo interessati, le notizie marginali… “ma non si può mai sapere”. Le prime due le cancelliamo, le ultime le archiviamo (magari con un’etichetta confacente per poterle ritrovare in futuro senza bisogno di scervellarci).

[bctt tweet=”L’ultima e più grande fra le arti, l’arte di cancellare. (Alexander Pope)” username=”giowile”]

2. Delegare, delegare, delegare

In ambito lavorativo, non tutta la posta che ci sommerge richiede un nostro intervento personale e diretto. Magari, si tratta di richieste più affini ad altri reparti e finite nella nostra casella per sbaglio o unicamente perché l’interlocutore aveva a portata di mano solo il nostro indirizzo. Quindi, un bel inoltra con due righe di cortese spiegazione e via.

3. Rispondere

Ovviamente, ci sono anche interlocutori cui dobbiamo una risposta rapida. È naturale (e umano) che nessuno di noi abbia tutta la conoscenza infusa e non è sempre possibile fornire tempestivamente i ragguagli domandati. In questi casi, limitiamoci a inviare un feedback e annunciamo il tempo necessario (A fine giornata? Entro domani? Fra una settimana?) per esaudire la richiesta.

4. Non ora, fra un po’

Sono le email estremamente lunghe, articolate e complesse. Se ci mettessimo a sviscerarle in tempo reale dovremmo sospendere un’altra occupazione, con il risultato di fare male entrambe le azioni perché continueremmo a pensare simultaneamente a due cose. Allora, è molto meglio finire ciò che stiamo facendo in quel momento e recuperare la concentrazione per leggere e rileggere il messaggio con calma.

5. Fare

Infine, ci sono email che possiamo liquidare con azioni immediate che non ci portano via eccessivo tempo (“Mi mandi il tal documento?”, “Mi dai il tuo contatto Skype?”, “Domani sei in ufficio?”). Non lasciamole decantare, agiamo e, se del caso, archiviamo.

Una volta che questo schema diventerà routine, la vita ricomincerà a sorridervi. Fidatevi di Aristotele!

[bctt tweet=”Noi siamo quello che facciamo, sempre. L’eccellenza non è un atto, ma un’abitudine. (Aristotele)” username=”giowile”]