Nell’impropria terminologia bellica che viene associata a questo periodo di emergenza (“siamo in guerra”, “sacche di resistenza”, “prima linea”), c’è anche l’infelice espressione “prigionieri in casa”. In sostanza, la nostra abitazione, da sempre considerata la “protezione” per eccellenza, si trasforma di colpo in una “costrizione” insopportabile.
Con le parole costruiamo il mondo, diamo un senso alle nostre azioni, ricombiniamo passato e futuro. Così, per i più, la nuova dimensione del “lavoro da casa” (smart working, oh yes) ha messo in scena, fra le altre cose, inedite interpretazioni del tempo.
Liberi da impegni, spesso artificiosi, abbiamo scoperto che “essere occupati” in una determinata mansione non coincide con “essere produttivi”. Mi spiego. Svincolati dalle routine che ci hanno accompagnati per anni (traffico dell’ora di punta, trovare un parcheggio o, in alternativa, treni in ritardo, coincidenze da prendere “di corsa”), ci siamo dovuti (ri)tarare sulla dicotomia fra tempo libero e tempo di lavoro. In breve, abbiamo dovuto (ri)cominciare a gestirlo.
Il tempo è fatto di priorità
Senza pianificazione non si va molto lontano. Anzi, non si va proprio da nessuna parte, perché se non hai una direzione non puoi pretendere di arrivare alla meta.
Pertanto, quando viene a mancare la definizione del flusso operativo da parte di terzi (non è necessario essere dei lavoratori dipendenti), per evitare di “pestare l’acqua” occorre fissare una sequenza di compiti.
Tutte le mattine, la prima attività che faccio è quella di distinguere le attività importanti da quelle urgenti. Per identificare quanto tempo stimo per portare a termine un determinato compito, qualsiasi strumento va bene, dalla to-do-list digitale (Google Tasks, Evernote, Wunderlist) al classico Post-It. All’inizio facevo degli elenchi chilometrici, poi ho capito che la lista per funzionare deve essere breve (ecco il vantaggio di usare un fogliettino adesivo).
Praticamente, l’elenco quotidiano non deve contenere tutto, ma solo quelle attività che, ragionevolmente, possono concludersi in quella stessa giornata. Per esperienza, le liste lunghe finiscono solo per riempire il cestino.
I vantaggi di questo metodo sono almeno tre:
- vedere i compiti scritti “nero su bianco” ci consente di tenere il timone fisso in una direzione ben precisa
- si libera la mente da funzioni meramente mnemoniche a tutto vantaggio di operazioni più complesse
- alla fine della settimana possiamo verificare in maniera tangibile i successi, ovvero i compiti portati a termine
Cos’è urgente? Cos’è importante?
Una cosa urgente oggi, domani potrebbe non esserlo più, per il semplice fatto che “il treno è già passato”.
Ritorna il vantaggio strategico delle liste corte. Scartare le cose importanti (le possiamo fare domani o dopo domani) ha lo stesso valore della concentrazione su ciò che invece non può essere procrastinato.
Questa fase, molto spesso, è quella che mi “prende” più tempo. Devo dominare le distrazioni (social, email, informazioni), l’attrazione di cominciare dalle cose più facili, la proverbiale supremazia del piacere sul dovere.
La prestazione essenziale
Allevati professionalmente in ambienti multi-tasking, ci siamo un po’ tutti sopravvalutati. In realtà, tenere sotto controllo più cose contemporaneamente è più che altro un’illusione del tutto umana che, per certi versi, è addirittura salvifica. Infatti, alla fine dei conti, ci piace confermare a noi stessi di aver fatto un “sacco di cose” nello stesso tempo.
Spiacente, ma i migliori risultati li otteniamo quando operiamo in modalità single-task. Se nei tradizionali luoghi di lavoro (open space in testa) venire interrotti frequentemente e preoccuparsi di più processi simultaneamente (in realtà ne controlliamo sempre uno solo per volta) è di fatto la regola, nell’ambiente domestico abbiamo l’opportunità di gestire sistematicamente l’approccio e mantenere la concentrazione su un singolo progetto per volta.
Il risultato? Le cose sono fatte meglio e nel minor tempo.
Il tempo ci possiede?
A volte abbiamo come la sensazione che il nostro tempo non ci appartenga. Succede tutte le volte che l’agenda professionale (e, ahimè, a volte anche quella di vita) viene scritta dagli altri. Sia ben chiaro, non siamo isole e abbiamo degli obblighi, non fosse altro per puro senso di responsabilità, ma è fondamentale che ognuno di noi abbia la possibilità di proteggere il proprio tempo.
In questo senso, lo smart working è un vero e proprio toccasana. Ci insegna a difendere il tempo (non devo fissare ossessivamente l’orologio per controllare quanto manca alla pausa pranzo o alla “fine della giornata”) e a dare valore anche a un singolo minuto che ho a disposizione.
Se ogni obiettivo (quelli bravi dicono “goal”) della nostra lista iniziale è specifico, misurabile, attribuibile, realistico e temporizzabile (s.m.a.r.t., per l’appunto), ecco che la concentrazione comincia ad andare a braccetto con i risultati. Ciò perché il tempo è in assoluto nostro controllo.
La misura del tempo
Non sono mai stato un sostenitore della retribuzione su base oraria. Per dire, in un’ora posso lavorarne la metà e dedicare il resto ai fatti miei (far finta di lavorare mi pareva brutto) ed ecco che mi sono subito aumentato lo stipendio del doppio. Ovviamente, mi riferisco a tutti quei contesti in cui è prevalente il cosiddetto lavoro “di concetto”.
Anche se siamo collaboratori o dipendenti della nostra azienda, lo smart working costringe a superare le pratiche di verifica novecentesche o, peggio, da rivoluzione industriale.
Nel lavoro “da casa”, il tempo sfida in ugual misura il collaboratore (o dipendente) e il datore di lavoro.
L’attenzione, infatti, si sposta esclusivamente sugli input e sugli output. Potevo fare le stesse cose in minor tempo? Sto sprecando tempo? C’è una logica proporzione fra i risultati ottenuti e il tempo impiegato? Sono solo alcuni degli interrogativi che fanno fare il salto verso un nuovo “sistema tempo” nel mondo del lavoro.
Il tempo (di lavoro e di vita) deve ritrovare il suo valore. Quello passato non ritorna più, ma “è il tempo che hai perduto per la tua rosa che ha reso la tua rosa così importante”.
