Quando la presentazione diventa difficile

Le slide vengono utilizzate per qualsiasi tipo di comunicazione: lezioni scolastiche, bilanci aziendali, conferenze e in tutte le situazioni in cui c’è da “raccontare qualcosa a delle persone”.

Senza dubbio, il supporto multimediale è uno strumento molto potente per trasferire idee, concetti, notizie, ma ci sono occasioni difficili in cui si è obbligati a trasmettere informazioni spiacevoli. Rientrano in questa categoria la ridefinizione degli assetti societari, i tagli di bilancio e, la più complicata di tutti, i licenziamenti.

Anche in questi casi valgono le regole della comunicazione persuasiva ed efficace, ma siccome si vanno a toccare punti sensibili delle persone è necessaria una maggiore attenzione per quanto riguarda la costruzione della storia da narrare. In fondo, sappiamo benissimo che nei frangenti ad alto tasso emotivo è facile andare in confusione e, di conseguenza, trasmettere messaggi inappropriati.

La fretta è sempre una cattiva consigliera

Se la presentazione è incentrata sui tagli al personale, diventa categorico assumere preventivamente tutte le informazioni possibili, attuali e future, ed è inevitabile che ciò richieda parecchio tempo. Insomma, non è il classico caso del “fammi due slide per oggi pomeriggio”.

La premessa deve puntare a chiarire lo scenario (il più possibile logico) e non deve mai dare l’impressione di girare attorno al punto centrale della questione. Se questo succede, il pubblico e, in particolare, i diretti interessati avranno la netta sensazione di una artificiosa dichiarazione di facciata. Insomma, partire per la tangente diventa pericolosissimo.

Allo stesso modo, è fondamentale evitare categoricamente di riciclare vecchie presentazioni (viste e riviste), magari imbellettate per adattarle alla nuova inedita comunicazione. Basta molto poco per apparire inaffidabili.

Per quanto possibile, andrebbero scongiurati gli “annunci a sorpresa”. Per gestire le inevitabili reazioni da parte di coloro che sono coinvolti nel procedimento, qualche giorno prima della presentazione è indispensabile affrontare il tema in un confronto schietto e faccia-a-faccia con i diretti interessati.

Provare, riprovare e provare ancora

È ormai conclamata la carenza cronica di tempo, specie quando si devono fare delle presentazioni. Partendo dal presupposto che non è mai il tempo a scarseggiare, casomai sono le motivazioni che latitano, nelle presentazioni difficili un’adeguata preparazione è la chiave di tutto. Soprattutto perché vanno previste le possibili reazioni emotive del pubblico.

Ora, è praticamente impossibile studiare tutte le contromosse, ma diventa di capitale importanza la messa a punto di una strategia che riporti sempre la discussione su un terreno comune di dialogo, indipendentemente dalle obiezioni sollevate.

Non fa ridere

Cercare di “alleggerire” il clima con l’umorismo non è mai una buona idea. Lo stato d’animo di chi fa l’annuncio e quello di chi lo riceve (per meglio dire, subisce) non sono i medesimi, pertanto il timone della relazione va tenuto ben saldo nella direzione del rispetto.

Più delle battute, l’unico modo per smussare l’imbarazzo è affrontare la realtà del delicato argomento con serietà e professionalità.

Ovviamente, anche il presentatore che appare come una statua di marmo, insensibile a tutto, non va altrettanto bene. In questi frangenti essere onesti e autentici spiega l’abissale differenza che passa fra fare il simpatico ed essere empatico.

Ci sono domande?

A differenza delle presentazioni “classiche” dove spesso non c’è mai il tempo (ancora lui) per la sessione delle domande, qui è fondamentale dedicare molto spazio alle conclusioni. Una fase che contempla anche le conversazioni più intime con il pubblico.

L’unico accorgimento che mi sentirei di suggerire è quello di limitare, o evitare del tutto, i consigli del tipo “se fossi nei tuoi panni…”. Ognuno conosce le proprie possibilità, i propri limiti e le proprie inconfessabili ragioni, quindi le indicazioni vanno date esplicitando gli scenari generali possibili, senza scendere sul piano della loro eventuale personalizzazione.

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Quando la presentazione diventa difficile
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Ormai è inevitabile servirsi delle slide per comunicare qualsiasi cosa. Tuttavia, ci sono argomenti delicati che vanno trattati con la massima cura.
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Sergio Gridelli Blog
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