Sono giorni di auguri (a dire il vero, sempre più impersonali), ma anche di bilanci e di relazioni di fine anno. È questo il momento in cui l’impiego di PowerPoint tocca le più alte vette del voltastomaco. E non solo perché è abbinato a buffet dove si ingurgitano senza sosta dolci-salati-dolci-salati amalgamati da bevande al limite della potabilità.
Queste presentazioni di chiusura dell’anno contemplano quasi tutte grafici così incomprensibili da fare invidia alla Stele di Rosetta, testi assemblati a colpi di copia-incolla come se non ci fosse un domani, clipart a tutto spiano e senza alcuna attinenza con il messaggio.
Dopo la terza psico-visione di queste perle della comunicazione ho fatto un elenco delle cose che a mio avviso non funzionano. Magari gli amministratori delegati di fine esercizio 2016 potranno farne tesoro. Prendetelo come un augurio. Sincero, per davvero.
1. I contenuti non sono strutturati. Il più delle volte manca la conseguenza logica fra le slide: Cosa? Allora? Quindi?
2. Non viene applicata la “Regola del tre”. Come più volte detto e scritto tre idee, tre parole, tre concetti hanno un ritmo più facile da memorizzare.
3. Sempre tutto d’un fiato, senza respiro. L’interesse del pubblico cala inevitabilmente dopo pochi minuti di relazione. Una “tirata” di un’ora senza interruzioni sfinisce chiunque. Quindi, è buona norma fare delle pause ogni 10 minuti, intervallando l’esposizione con un breve video divertente, un aneddoto simpatico, una richiesta di interazione per alleggerire l’atmosfera.
4. Parole, parole e ancora parole. Un’analisi attenta consentirebbe di sostituire molte delle parole che affollano le slide con un’immagine evocativa. Per esempio, anziché scrivere due paragrafi sul fatto che siamo leader nei cinque continenti, perché non utilizzare l’immagine della nazionale di calcio che alza la Coppa del Mondo al cielo?
5. Gli enigmi sovraccaricano il cervello. A volte si passa dalle troppe parole all’ermetismo. La via di mezzo è un titolo chiaro, memorabile, non banale. Al posto di “Bilancio 2015” funziona senz’altro meglio “2015: non solo conti, un anno di persone vincenti”.
6. Le slide non sono il blocco degli appunti. Le slide non vanno lette. Ripeto, non vanno lette. Giuro, questa è l’ultima volta che lo dico!
7. Non vi denunciano se usate una slide per ogni concetto. A volte si ha come l’impressione che le slide siano contingentate. Diversamente, non si spiega perché sono sempre piene zeppe di un’infinità di argomenti.
8. La storia che non c’è. Le presentazioni sono sempre farcite da un diluvio di numeri, da foreste di istogrammi , da congetture astratte. Quasi mai c’è una storia. Una narrazione memorabile migliora il messaggio perché attiva un meccanismo esperienziale. Chi ascolta si sente parte del racconto e non lo dimentica.
9. Un pizzico di creatività non guasterebbe. Gli istogrammi, i grafici a barre o a torta, che si tratti di analisi finanziarie o progetti di architettura, sono sempre quelli standard. Un cliché che annoia e fa sembrare le presentazioni tutte uguali. Le immagini simboliche funzionano di certo meglio.
10. Oltre ogni limite. Il cervello umano si satura rapidamente e, quando succede, va per i fatti suoi. Limitare l’esposizione di un concetto per ogni frase (non più lunga di 30 secondi) aumenta di molto l’attenzione del pubblico.
Alla fine, lo scopo di ogni presentazione è sempre quello di comunicare qualcosa che lasci traccia nella mente degli interlocutori. Se non prestiamo attenzione a questo aspetto è solo tempo perso.
[bctt tweet=”La comunicazione non parte dalla bocca che parla, ma dall’orecchio che ascolta.”]
Fatti salvi gli appunti appena elencati, esiste un modo per mettere in risalto le idee essenziali della nostra presentazione. Consiste nel raccontare una storia coerente e inserire una specie di “colpi di scena” laddove si vuole enfatizzare un concetto da ricordare. È il cosiddetto effetto Von Restorff.
Leggete e memorizzate questa lista di parole:
- Parlare
- Guidare
- Mangiare
- Correre
- Trenta giorni ha novembre, con april, giugno e settembre
- Studiare
- Volare
Con ogni probabilità, a distanza di qualche tempo, l’unica che ricorderete sarà “Trenta giorni ha novembre, con april, giugno e settembre” perché si distingue dalle altre per la struttura, il grassetto, la rima.
L’effetto Von Restorff rompe la monotonia e aiuta a evidenziare i concetti chiave della presentazione. Ma come si mette in pratica? Semplicemente, con un minimo di creatività alla portata di tutti.
1) Aumentare le dimensioni del carattere in maniera tale che risalti rispetto a tutto il resto. Per esempio, se i titoli delle slide standard hanno corpo 30, quando dobbiamo evidenziare un concetto importante aumentiamo la grandezza del doppio.
2) Variare la tipologia delle immagini. Se la gran parte delle slide hanno foto di oggetti, di paesaggi o elementi grafici, accendiamo l’attenzione inserendo, quando necessario, il primo piano di un viso. Oppure, usiamo le illustrazioni come filo conduttore e proponiamo una bella immagine per sottolineare i punti cardine.
3) Cambiare lo sfondo. Questo è il modo più semplice di tutti. Utilizziamo un colore neutro per la maggior parte delle slide e adottiamo una cromia più intensa per quelle più importanti.
Photo by damk
