Una volta scoperto che campo facendo (anche) presentazioni con PowerPoint, la domanda immediatamente successiva è quale template uso. Di solito, la mia faccia attonita spiega più di qualsiasi argomentazione, ma cortesemente mi limito a profferire due tipologie di risposte.
“Non utilizzo nessun template”, quando noto che c’è un interesse reale ad approfondire la questione, “Non so cosa sia un template”, nel caso in cui mi trovi di fronte quello che conosce tutto sulle dissolvenze, sulle animazioni, sugli effetti speciali e su qualsiasi altra mirabolante diavoleria del programmino di casa Microsoft.
Le presentazioni (quelle fatte bene) sono difficili da realizzare, ma credetemi il problema non è mai (dico, mai!) di natura tecnica. I comandi e le istruzioni eventualmente si imparano, per questo motivo esistono i manuali e i tutorial. La vera sfida è la comunicazione. Si tratta di un territorio sempre diviso fra quello che sappiamo sull’argomento e la conquista della credibilità da parte del pubblico.
I problemi sono noti. Nutriamo una conoscenza approssimativa di ciò che diciamo e allora ci sfugge di mano la fiducia delle persone che abbiamo di fronte, siamo super esperti della nostra materia ed ecco che ci perdiamo in una miriade di particolari, annoiando irreversibilmente il pubblico.
È necessaria la giusta dose di conoscenza e di abilità espositiva. La ricetta perfetta scaturisce dalla concentrazione su un unico messaggio, il cosiddetto core della nostra presentazione.
Fatto salva l’esperienza maturata sul campo, la quale ci costringe a tagliare, modificare, semplificare continuamente la presentazione di un medesimo argomento in seguito alle reazioni (e ai suggerimenti) del pubblico, partire fin da subito con il piede giusto è sicuramente un bel vantaggio.
Ogni volta che preparo una slide (non utilizzo mai nessun template, nel caso non si fosse capito) mi pongo mentalmente tre domande:
- Perché?
- Quindi?
- Adesso?
Indagare perché utilizzo in ogni singola slide un’immagine anziché un’altra (Comunica di più? Emoziona di più? Diverte di più?), introduce automaticamente la seconda domanda che richiama una risposta del tipo “quindi voglio trasmettere al pubblico questo tipo di messaggio”, per finire con l’auspicata call to action “adesso mi aspetto che le persone pensino o facciano questo”.
Mettere perfettamente a fuoco queste tre fasi è fondamentale per togliere di mezzo il superfluo che sempre alberga in tutte le slide (anche in quelle “belle”), concentrarsi sul messaggio (mi raccomando, solo un messaggio per slide), dare un motivo utile alle persone che sono venute ad ascoltarci.
Ad ogni buon conto, una presentazione che fa centro (esattamente come un killer provetto) non può prescindere nemmeno da una serie di capisaldi della comunicazione pubblica.
Esistono molti modi per iniziare e finire una presentazione. Al di là della coerenza con ciò che noi siamo e rappresentiamo, sarebbe buona norma mettere a punto almeno due script-guida da utilizzare nel caso di speech formali e informali.
[bctt tweet=”Prima dite cosa state per dire, poi ditelo, infine dite che cosa avete detto”. (G. B. Shaw)”]
Cambiando opportunamente il registro espositivo (più formale o più amichevole) una traccia tipo potrebbe svolgersi nel seguente modo:
1. Ringraziare per l’opportunità. “Grazie per il tempo che avete deciso di dedicarmi e per la squisita accoglienza”.
2. Presentarsi. “Mi chiamo Sergio Gridelli e mi occupo di comunicazione aziendale da 25 anni”. Quello che facciamo professionalmente deve avere, in qualche modo, attinenza con i concetti che andremo a esporre nella presentazione.
3. Costruire uno sfondo. “Oggi ho il piacere di condividere con voi tre aspetti problematici della comunicazione interna che, se non affrontati per tempo, potrebbero provocare danni incalcolabili all’immagine aziendale”. È importante fare percepire l’importanza del problema e la necessità di intervenire urgentemente.
4. Mettere in evidenza le nostre competenze. “Mi sono occupato spesso del rapporto fra comunicazione interna ed esterna. Ho raccolto numerose casistiche, ma tutte convergono su un punto: quello che io chiamo il chiacchiericcio del corridoio è il termometro di come viene percepita l’azienda all’esterno”.
5. Trasmettere entusiasmo per la soluzione. “Voglio ora mostrarvi, con esempi reali e concreti, come individuare le criticità e trasformarle in opportunità comunicative. Condivideremo insieme i risultati: miglior clima relazionale fra i lavoratori, incremento dell’immagine aziendale”.
6. Conclusioni. “Vi ringrazio per aver partecipato alla definizione degli step che miglioreranno in maniera significativa il vostro modo di lavorare e accresceranno l’orgoglio di appartenere a una vera squadra. La settimana prossima metteremo in pratica le nozioni che abbiamo appena discusso”. In sostanza, nelle conclusioni si riassumono sommariamente i concetti anticipati nella premessa, quali sono gli obiettivi da raggiungere, come si può arrivare alla soluzione del problema.
Tutto qui? No! Manca ancora una fase, forse quella più importante di tutte.
Mi riferisco alla sessione delle domande. Non scappate come un razzo dopo avere farfugliato la fatidica frase “Ci sono domande?”. Date tempo al pubblico di organizzare i pensieri, i dubbi, le perplessità. Se del caso, cominciate voi a porre delle domande.
Fidatevi, considerate sempre con sospetto le presentazioni che finiscono senza domande.
Photo by Beniamino Baj (CC by-nc-nd 2.0)
