Guida pratica alle riunioni aziendali

Come sostiene qualcuno, le riunioni aziendali, o di lavoro, sono un’ottima alternativa… al lavoro. Si vede gente, si beve caffè, si giochicchia con il telefonino e si viene pure retribuiti.
A parte gli scherzi (a pensarci bene, nemmeno tanto), una riunione aziendale, se fatta con criterio, può essere un efficace strumento operativo, sia per pianificare le strategie che per rafforzare i presupposti della comunicazione interna.

Cosa intendo quando dico che le riunioni aziendali devono essere fatte con criterio?

Date per scontate le abilità comunicative di base (chiarezza, semplicità, concretezza), è necessario fare proprie alcune procedure per garantirsi il massimo risultato dall’interazione con gli altri.

1. Cosa vuoi ottenere con questa riunione?

Ancora prima di iniziare la riunione devi avere ben chiaro in mente il traguardo finale. In altri termini, qual è lo scopo dell’incontro? Semplicemente, desideri che succeda qualcosa che prima non esisteva. La vendita (che siano prodotti o idee, il concetto è identico) è sempre un processo finalizzato a far compiere una o più azioni alle persone. Ciò vale in una riunione con il board aziendale, in una relazione commerciale fra il fruttivendolo e il suo potenziale cliente, in una discussione fra genitori e figli circa l’importanza di studiare.

2. La tua reputazione fa la differenza

Che tu sia un leader o un responsabile di progetto, la credibilità di quello che dirai, e chiederai di fare, dipenderà in gran parte dalla tua reputazione. Per essere un’autorità attendibile non è sufficiente “saper parlare bene”, ma ciò dipenderà in gran parte dalle interazioni costruite al di fuori della riunione stessa. Dalla cortesia adottata nel salutare i colleghi alla mattina al confronto sui problemi di tutti i giorni, scaturisce il profilo di come gli altri ti vedono (e ti reputano credibile).

3. Lascia l’ostentazione fuori dall’ufficio

Evita di sfoggiare il tuo potere abbagliando gli interlocutori con cospicue dosi di “ma quanta ne so!”. Una riunione aziendale è un campo da gioco dove tutti (speaker e partecipanti) sono allo stesso livello. Poi, se effettivamente sei il più ferrato su un tema particolare, aspetta sempre che qualcuno ti inviti espressamente ad approfondire il ragionamento.

4. Se sei sicuro di te, si vede!

Quando si espongono le questioni con cognizione e sicurezza, si trasmette fiducia. E la fiducia è uno dei principali ingredienti della comunicazione efficace. Lo so, per molti viene automatico utilizzare quei fastidiosissimi riempitivi della serie “eee”, “mmm”, “ooo”, ma tu metticela tutta per eliminarli dai tuoi eloqui. Allenati, proprio di questo si tratta, a utilizzare il più possibile i verbi d’azione, a guardare le persone negli occhi e ad alzarti in piedi ogni qualvolta devi parlare.

5. Per farti capire, devi essere in grado di capire gli altri

“Cammina un miglio nelle mie scarpe” è il titolo di un indimenticabile successo di Elvis Presley. Se conosci a fondo le aspettative delle persone, non ti sarà difficile riuscire a far risuonare il tuo messaggio nella loro testa. Ciò non significa che devi dire ciò che le persone si vogliono sentir dire, ma dimostrare preoccupazione per il loro stato d’animo e saper orientare in questo senso i punti importanti della comunicazione che andrai a esporre.

6. Il tempo non è solo il tuo

Non c’è riunione che non si possa fare nella metà del tempo. Il tempismo è fatto di sintesi, di rispetto, di condivisione. Ci sono sempre un tempo e un luogo per dire le cose. Comprendere il contesto della riunione (stati emotivi, obiettivi, occasioni) è fondamentale per riuscire a ottimizzare il messaggio.

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7. Ascolta per capire, non solo per rispondere

Devi ascoltare il doppio e parlare la metà. Per questo abbiamo due orecchie e una sola bocca.
Avere padronanza dell’arte di ascoltare non è facile. Spesso, l’istinto di interrompere chi parla prende il sopravvento per farci dire immediatamente le nostre idee, intuizioni, opinioni. Evita di farlo, perché poi a mente fredda te ne pentirai. Non tanto in riferimento alla giustezza o no delle tue osservazioni, quanto in termini di rispetto per gli altri e per te stesso.

Probabilmente, questo elenco di buone pratiche a molti suonerà familiare e ovvio. La cattiva notizia è che nella maggior parte delle riunioni cui partecipiamo abbiamo sistematicamente la testa per i fatti nostri. Il motivo? Fra il dire e il fare c’è di mezzo la messa in pratica.

Durante le riunioni, il rispetto e la fiducia iniziano proprio da questi punti. Tutte condizioni che fanno capire come i titoli e i ruoli non diano automaticamente il riconoscimento di “laureato in riunioni di lavoro”. Da una parte dobbiamo conquistare il diritto di essere credibili, dall’altra quello di essere ascoltati e di saper ascoltare.

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