Il metodo 5P per una presentazione di successo

Una formula segreta? Un incantesimo? Un’antica alchimia? Niente di tutto questo! Per fare una presentazione memorabile occorre solo il metodo. Già, il metodo. E dove si compra?

Il metodo è un processo di pianificazione che fa propri i criteri più idonei per raggiungere un determinato risultato. Per realizzare una buona presentazione possiamo avvalerci del metodo 5P, ovvero cinque step operativi connotati da altrettante parole chiave che iniziano tutte con la lettera P, come PowerPoint.

1. Preparazione

Nessuno si metterebbe a costruire un palazzo senza aver prima studiato, elaborato e disegnato il relativo progetto. Spessissimo, del tutto incuranti del crollo della propria credibilità professionale, stuoli di (cosiddetti) presentatori per prima cosa accendono il computer e, a testa bassa, inanellano slide segnate inevitabilmente da una forte improvvisazione.
Anche se siamo ferratissimi sull’argomento con il quale andremo a confezionare la nostra presentazione, è sempre buona norma porsi preventivamente almeno un paio di domande:

– A che tipo di pubblico parleremo? Se il nostro ambito di conoscenze riguarda, per esempio, la sicurezza negli aeroporti, dobbiamo tarare l’esposizione degli argomenti in maniera alquanto differente per un pubblico composto da equipaggi delle compagnie aeree rispetto ad uno costituito essenzialmente da persone che hanno paura di volare.
– Che risultato vogliamo ottenere? L’idea centrale della nostra presentazione deve essere chiara sia nelle intenzioni che negli scopi. Riprendendo l’ipotesi precedente, ci interessa più mettere in evidenza l’elevata sofisticazione tecnica dei sistemi di controllo o i vantaggi derivanti dalle procedure di vigilanza?

In un caso o nell’altro, dobbiamo compiere tutta una serie di operazioni preliminari, per così dire, PowerPoint Free. Mi riferisco, in particolare, a quanta profondità dare agli argomenti da trattare e alla loro rappresentazione multimediale. Per quanto mi riguarda, prima di spiattellare le slide a video, mi disegno la sequenza su dei Post-It® (Toh! Un’altra parola con P) che mi permettono di cogliere subito l’insieme della presentazione, oltre alla possibilità di poterli cambiare di posto, modificare e cestinare con estrema facilità.

2. Precisione

Anche i buoni argomenti perdono gran parte della loro efficacia se vengono esposti maldestramente. Sono i testi con errori grammaticali, l’utilizzo di immagini di scarsa qualità (sia tecnica che concettuale), la mancanza di coerenza logica fra le slide. Quindi, prima di andare “in scena”, preoccupiamoci di:

– Far vedere la presentazione a un familiare o a un nostro collega. Possiamo leggere una riga di testo cento volte e non accorgerci di “orrori” che invece balzano subito all’occhio di chi la guarda per la prima volta.
– Verificare con gli addetti della sala il corretto formato di proiezione. Tutto il nostro lavoro fatto con slide in 4:3 viene svilito dentro uno schermo da 16:9.

3. Pubblico

Fatto salvo che dobbiamo avere il massimo delle informazioni sul tipo di audience che ci troveremo di fronte, un aspetto molto sottovalutato è quello relativo all’uscita dall’io-centrismo. Chiaramente, la presentazione ci deve rappresentare e ce la dobbiamo sentire addosso come un vestito fatto su misura, ma per un buon esito della stessa è fondamentale “mettersi dall’altra parte”.
Anche qui, facciamoci due domande:

– Questo concetto è allo stesso modo importante per un pubblico di adolescenti e per una platea di persone anziane?
– Questa slide mi consente di parlare o di comunicare?

4. Personalità

Escluse le presentazioni auto-esplicative (che si raccontano da sole), in tutti gli altri casi il presentatore è di fatto la presentazione. Possiamo disporre anche delle slide di Steve Jobs, ma se riusciamo a malapena biascicare un “buongiorno”, rimaniamo immobili come un paracarro e per tutto il tempo fissiamo un punto indefinito all’orizzonte è scontato l’esito disastroso.
Non esistono cose facili e cose difficili, esistono cose che sappiamo fare e cose che non sappiamo fare. E se siamo fortemente determinati ciò che non conosciamo lo possiamo imparare.
Ho già detto della paura di parlare in pubblico, ma al di là delle predisposizioni individuali è sempre una questione di metodo.
Se osserviamo attentamente i bravi oratori, ci accorgiamo che tutti dosano sapientemente quattro comportamenti:

– il contatto visivo con il pubblico;
– la gestualità;
– il tono e il volume della voce;
– il movimento.

Una volta presa dimestichezza con queste abilità, la nostra personalità farà il resto e ci renderà unici e riconoscibili.

5. Pratica

Non si corre la maratona con alle spalle solo una passeggiatina di dieci minuti. Come in tutte le cose, anche per fare una presentazione occorre allenamento. La pratica la si fa facendo… pratica.
Tutti abbiamo sperimentato il vecchio trucco di ripetere la lezione allo specchio prima dell’interrogazione. In alternativa, chiamavamo a raccolta i membri della famiglia e gli rifilavamo le nostre più o meno traballanti conoscenze sul De Bello Gallico. È così che siamo riusciti a correggere quello che non funzionava, migliorandoci ogni volta di più.

Che lo crediate o no, nessuno è mai completamente sereno davanti a una platea di persone, nemmeno i più bravi che parlano in pubblico quotidianamente. Tuttavia, c’è da dire come la pratica continua permetta di trasformare la tensione in energia positiva che, come tale, conferisce sicurezza. A tutto vantaggio della fluidità espositiva.

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