Addomesticare PowerPoint in 10 mosse

Giusto per non tradire le aspettative, dico subito che per fare una buona presentazione con PowerPoint (o con i suoi simili) non esistono espedienti ignoti, gelosamente conservati da pochissimi eletti in segreti forzieri. L’ingrediente più importante è il buon senso. Detto in maniera diversa, significa semplicemente cambiare posizione, cioè mettersi dalla parte del pubblico.

A tutti sarà sicuramente capitato di assistere a sequenze interminabili di noiosissime slide. Ecco, per realizzare una presentazione efficace è sufficiente fare l’esatto contrario. Semplice? Sì, se si conoscono i meccanismi che stimolano l’attenzione.

1) In principio c’è una storia

Un racconto stimolante è in grado di coinvolgere più di qualsiasi teoria di concetti slegati gli uni dagli altri. In ogni narrazione che si rispetti c’è sempre un eroe (un brand, un servizio, un’idea) che combatte un “cattivo” (un concorrente o, più frequentemente, un problema da risolvere). La storia deve sempre avere un lieto fine, vale a dire la soluzione.

In principio era la Favola. E vi sarà sempre. (Paul Valéry) Condividi il Tweet

2) La roadmap

Dite subito di cosa parlerete. Per esperienza personale, la regola del tre è la più efficace: tre argomenti o tre prodotti o tre storie. Il pubblico ha così un appiglio per seguire nel modo migliore la vostra esposizione e saprà sempre a che punto è giunta la presentazione. Prima che qualcuno obietti (giustamente), questi punti sono dieci perché non è una presentazione multimediale.

Il ritmo ha qualcosa di magico; ci fa perfino credere che il sublime ci appartenga. (Goethe) Condividi il Tweet

3) Esempi, esempi, esempi

Può capitare di dover esporre informazioni complesse, delle quali il vostro pubblico potrebbe essere completamente a digiuno. In questi casi c’è sempre (e quanto dico sempre, significa sempre) una metafora o un esempio preso dalla vita di tutti i giorni in grado di chiarire anche la più criptica delle formule. Serve solo il tempo necessario per tradurre tutto questo in una slide.

Un grammo di buon esempio vale più di un quintale di parole. (San Francesco di Sales) Condividi il Tweet

4) La semplificazione

In ogni presentazione, e di conseguenza in ogni slide, c’è sempre troppo di tutto: troppo testo, troppi colori, troppi concetti. Il cervello umano è in grado di processare e comprendere una quantità limitata di stimoli, pertanto è indispensabile che la slide che state proiettando non saturi l’attenzione del pubblico, impedendogli di seguire quello che state dicendo. Perché, non dimentichiamolo mai, la presentazione siete voi, non le slide.

La semplicità è l’ultima sofisticazione. (Leonardo da Vinci) Condividi il Tweet

5) Le immagini

Che il vostro pubblico sia composto da fisici nucleari o da casalinghe, esiste un comune denominatore: l’emozione. Un’immagine, accuratamente scelta per un preciso contesto, trasmette molte informazioni e consente un migliore ricordo della vostra esposizione. Se dopo tre giorni il pubblico ricorderà unicamente il 10% di quanto avete raccontato solo verbalmente, nello stesso lasso di tempo la capacità di ritenzione del messaggio salirà al 65% nel caso si sia unita l’esposizione verbale a quella visiva. Quando siete a corto di ispirazione, buttate un occhio alle campagne pubblicitarie.

Per maestri ho avuto i miei occhi. (Michelangelo Antonioni) Condividi il Tweet

6) Il testo

Poco, anzi pochissimo. A parte evitare come la peste le font spiritose (il Comic Sans su tutti) e l’accozzaglia di stili, le parole andrebbero il più possibile centellinate. Lo capisce anche un bambino che se riempiamo una slide di parole, il pubblico cercherà di leggerle, disinteressandosi completamente del presentatore. Se poi lo stesso si mette addirittura a leggerle… addio!

Il testo è sempre troppo. E allora spazio ai colori, alle immagini, alle emozioni. Condividi il Tweet

7) Lo stile

Utilizzare i template già pronti all’uso (in rete se ne trovano a migliaia) non vi distingue dalla massa, limitando fortemente la vostra creatività. Senza dubbio i layout pre-impostati sono “comodi” e forniscono un rassicurante binario per la costruzione della presentazione, ma che senso ha ripetere per 150 slide il logo della vostra azienda, il vostro nome e la data? Forse, dopo le prime due diapositive il pubblico saprà per chi lavorate, chi siete e che giorno è oggi! O no?

Sei nato originale. Non morire come copia. (John Mitchell Mason) Condividi il Tweet

8) Il block notes? Lo vendono in cartoleria

Preparare una presentazione come se fosse il vostro blocco degli appunti è una delle abitudini più dure a morire. Perché crivellare le slide di elenchi puntati da leggere pedissequamente al cospetto del pubblico? La maggior parte dei presentatori sembra non accorgersene, ma vi assicuro che gli astanti sanno leggere da soli e in totale autonomia.

Quando il cuore può far sentire la sua voce non c'è bisogno di preparare il discorso. (G. E. Lessing) Condividi il Tweet

9) Una brillante improvvisazione è sempre il risultato di una conoscenza approfondita

I latini erano usi dire “abbi chiaro il concetto e le parole verranno da sole”, un modo per confermare come ogni slide debba rappresentare il riferimento per un argomento, non la sua completa esposizione.

Basta una serie di note. Il resto è improvvisazione. (Jimi Hendrix) Condividi il Tweet

10) Al bando le banalità

Non esiste nulla di più eterno delle slide “Buongiorno/Buonasera” (salutare di persona pare brutto?), “Domande?” (perché non chiedere direttamente se ci sono richieste di chiarimento e, magari, suscitare il dibattito?), “Grazie per l’attenzione” (perché non ringraziare a voce?). Nella mia personalissima galleria degli orrori conservo una slide con fondo rosa con scritto “Pausa caffè”.

Il pensiero è ciò che manca a una banalità per essere un pensiero. (Karl Kraus) Condividi il Tweet

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